ठेकेदारी करने वाली पार्टी
कोटेशन और ऑर्डर दस्तावेजों में विक्रेता और क्रेता की पुष्टि करें। वेबसाइट संचालक और प्रकाशित उत्पादन इकाइयों को अलग-अलग पहचान कर रखें। केवल एक संपर्क संदेश ही अनुबंध प्राधिकार स्थापित नहीं करता है।
मुद्रा और दायरा
उद्धरण मुद्रा, इकाई, मात्रा और वैधता रिकॉर्ड करें। शामिल और बहिष्कृत लागतों की पहचान करें। संशोधित प्रस्ताव को पहले के आधार से अलग रखें ताकि परिवर्तन से व्यावसायिक अंतर न छुपे।
सहमत मील के पत्थर
वास्तविक लेनदेन के लिए उपयुक्त भुगतान और दस्तावेज़ मील के पत्थर पर चर्चा करें। उन्हें प्रासंगिक लिखित समझौते में दर्ज करें। असंबद्ध मशीनरी उत्पादों या किसी अन्य ऑर्डर से प्रतिशत या समय आयात न करें।
परिवर्तन
यदि वस्तु, मात्रा, वितरण या अनुमोदन आवश्यकताएँ बदलती हैं, तो संशोधित वाणिज्यिक आधार का अनुरोध करें। निर्णय स्वामी का नाम बताएं और पुराने और नए रिकॉर्ड सुरक्षित रखें। किसी तकनीकी सुझाव को सहमत शर्तों में चुपचाप संशोधन नहीं करना चाहिए।
वर्तमान लिखित समझौता
जिम्मेदार व्यावसायिक दलों के माध्यम से वास्तविक लेनदेन दस्तावेजों की समीक्षा करें। विनिर्देश और ऑर्डर पहचान के साथ सहमत रिकॉर्ड रखें। ब्राउज़र के सार्वजनिक-संदर्भ ड्राफ्ट फ़ील्ड में बैंक जानकारी या गोपनीय भुगतान दस्तावेज़ न डालें।
किसी परिचित डिफ़ॉल्ट के बजाय वास्तविक शर्तें रिकॉर्ड करें
वाणिज्यिक पार्टियों से मुद्रा, राशि के आधार, भुगतान चरणों, प्रासंगिक दस्तावेजों और चालान जारी करने वाली इकाई की पुष्टि करने के लिए कहें। उन शर्तों को स्वीकृत कोटेशन और ऑर्डर संशोधन के साथ रखें। यह न मानें कि मानक जमा या शेष व्यवस्था हर परियोजना पर लागू होती है।
एक नमूना अनुरोध और एक थोक ऑर्डर में अलग-अलग शर्तें हो सकती हैं। जहां प्रासंगिक हो उन्हें अलग से रिकॉर्ड करें। किसी कपड़े की तकनीकी स्वीकृति स्वयं भुगतान को अधिकृत नहीं करती है, जबकि भुगतान की पुष्टि वस्तु के आवश्यक निरीक्षण या स्वीकृति साक्ष्य को प्रतिस्थापित नहीं करती है।
अधिकृत लेनदेन के विरुद्ध निर्देश की जाँच करें
खरीदार की जिम्मेदार वित्त टीम को अधिकृत वाणिज्यिक रिकॉर्ड के साथ चालान, ऑर्डर संदर्भ, राशि, मुद्रा और लाभार्थी का मिलान करना चाहिए। भुगतान से पहले किसी भी विसंगति या बदले हुए निर्देश की पहचान करें। क्रेता की स्वयं की अनुमोदन प्रक्रिया का उपयोग करें.
परिवर्तित बैंक या भुगतान निर्देशों के लिए, पहले से स्थापित विश्वसनीय संपर्क चैनल का उपयोग करके परिवर्तन को स्वतंत्र रूप से सत्यापित करें। एफबीआई का व्यवसाय-ईमेल-समझौता मार्गदर्शन केवल अनुरोध करने वाले संदेश पर निर्भर रहने के बजाय ऐसे परिवर्तनों को सत्यापित करने का समर्थन करता है। यह एक सत्यापन कदम है, यह गारंटी नहीं कि लेनदेन सुरक्षित है।
शिपमेंट के निकट सचित्र बैंक-विस्तार परिवर्तन
मान लीजिए कि एक संदेश कहता है कि भुगतान विवरण तत्काल बदल दिया गया है। संदेश को बनाए रखें और खरीदार की अधिकृत सत्यापन प्रक्रिया के लिए बदले गए निर्देश को रोकें। स्थापित संपर्क मार्ग के माध्यम से अनुरोध की पुष्टि करें और रिकॉर्ड करें कि इसे किसने सत्यापित किया।
केवल उसी अनुरोध में दिए गए नए फ़ोन नंबर का उपयोग एकमात्र सत्यापन चैनल के रूप में न करें। यह काल्पनिक उदाहरण सामान्य भुगतान-नियंत्रण जोखिम से संबंधित है; यह Fred Textile पर किसी घटना की रिपोर्ट नहीं करता है या किसी विशेष कंपनी के बैंकिंग विवरण स्थापित नहीं करता है।
भुगतान साक्ष्य को रिलीज़ साक्ष्य से अलग रखें
जिम्मेदार पक्षों के माध्यम से वाणिज्यिक पुष्टिकरण रिकॉर्ड करें और इसे आदेश के साथ रखें। प्राधिकरण से पहले किसी भी परिवर्तित मात्रा या चालान के आधार का मिलान करें। भुगतान रिकॉर्ड में पहले के विकास बजट के बजाय वास्तविक लेनदेन का उल्लेख होना चाहिए।
शिपमेंट से पहले, स्वतंत्र रूप से तकनीकी और रसद रिलीज शर्तों की पुष्टि करें। लंबित वस्तुओं और मालिकों की पहचान करने के लिए हैंडओवर रिकॉर्ड का उपयोग करें। किसी विवाद या संदिग्ध धोखाधड़ी के लिए, खरीदार की सामान्य प्रक्रिया के माध्यम से जिम्मेदार बैंक और उपयुक्त अधिकारियों को शामिल करें; प्रोजेक्ट वर्कशीट किसी स्थानांतरण की जांच नहीं कर सकती या उसे उलट नहीं सकती।
अगला निर्णय तैयार करें
| इनपुट | निर्णय लेना है | रखने के लिए रिकार्ड |
|---|---|---|
| पार्टी | वास्तविक विक्रेता और क्रेता | लेन-देन दस्तावेज़ |
| मुद्रा | मूल उद्धरण आधार | वर्तमान प्रस्ताव |
| मील के पत्थर | आदेश-विशिष्ट समझौता | लिखित शर्तें |
| परिवर्तन | अधिकृत संशोधित शर्तें | पुनरीक्षण रिकार्ड |
| सौंपना | वाणिज्यिक और तकनीकी लिंक | आदेश सूचकांक |
इस चरण के लिए प्रश्न
क्या यह साइट भुगतान प्रतिशत निर्दिष्ट करती है?
नहीं, प्रासंगिक लिखित दस्तावेजों में वास्तविक ऑर्डर के लिए कपड़ा वाणिज्यिक शर्तों से सहमत हैं।
क्या उत्पन्न पूछताछ भुगतान के लिए प्रतिबद्ध है?
नहीं, यह चर्चा के लिए आवश्यकताएँ तैयार करता है और कोई ऑर्डर अनुबंध नहीं बनाता है।
क्या भुगतान रिकॉर्ड को टूल में संग्रहीत किया जाना चाहिए?
नहीं, सहेजे गए प्रोजेक्ट ड्राफ्ट के बाहर बैंक की जानकारी और गोपनीय लेनदेन दस्तावेजों को उचित व्यावसायिक प्रक्रिया में रखें।
क्या अनुमोदित कपड़े का नमूना भुगतान को अधिकृत करता है?
नहीं, फैब्रिक अनुमोदन और भुगतान प्राधिकरण के अलग-अलग दायरे हैं। जिम्मेदार पक्षों और खरीदार की वित्त प्रक्रिया के माध्यम से वास्तविक वाणिज्यिक नियमों और निर्देशों की पुष्टि करें।
इस साइट पर फ़ैक्टरी के बैंक विवरण कहाँ हैं?
यह वेबसाइट भुगतान निर्देश प्रकाशित नहीं करती या ऑर्डर भुगतान एकत्र नहीं करती। सत्यापित वाणिज्यिक प्रक्रिया के माध्यम से वर्तमान निर्देश प्राप्त करें और किसी भी बदलाव की स्वतंत्र रूप से पुष्टि करें।