Thanh toán vải: điều khoản và xác minh hướng dẫn

Bên ký kết

Xác nhận người bán và người mua trong hồ sơ báo giá và đặt hàng. Giữ nhà điều hành trang web và các đơn vị sản xuất được xuất bản được xác định riêng biệt. Chỉ một tin nhắn liên lạc không thiết lập được thẩm quyền ký hợp đồng.

Tiền tệ và phạm vi

Ghi lại loại tiền báo giá, đơn vị, số lượng và hiệu lực. Xác định chi phí bao gồm và loại trừ. Giữ đề xuất đã sửa đổi tách biệt với đề xuất trước đó để sự thay đổi không che giấu sự khác biệt về mặt thương mại.

Các mốc quan trọng đã được thống nhất

Thảo luận về các mốc thanh toán và ghi chép phù hợp với giao dịch thực tế. Ghi lại chúng trong thỏa thuận bằng văn bản có liên quan. Không nhập tỷ lệ phần trăm hoặc thời gian từ các sản phẩm máy móc không liên quan hoặc đơn hàng khác.

Thay đổi

Nếu các yêu cầu về vải, số lượng, giao hàng hoặc phê duyệt thay đổi, hãy yêu cầu cơ sở thương mại sửa đổi. Nêu tên người chịu trách nhiệm ra quyết định và lưu giữ hồ sơ cũ và mới. Một đề xuất kỹ thuật không nên âm thầm sửa đổi các điều khoản đã thỏa thuận.

Thỏa thuận bằng văn bản hiện tại

Xem xét các tài liệu giao dịch thực tế thông qua các bên kinh doanh có trách nhiệm. Lưu giữ hồ sơ đã thống nhất với đặc điểm kỹ thuật và nhận dạng đơn hàng. Không đưa thông tin ngân hàng hoặc tài liệu thanh toán bí mật vào các trường dự thảo tham khảo công khai của trình duyệt.

Ghi lại các điều khoản thực tế thay vì mặc định quen thuộc

Yêu cầu các bên thương mại xác nhận loại tiền, cơ sở số tiền, các giai đoạn thanh toán, các chứng từ liên quan và đơn vị phát hành hóa đơn. Giữ các điều khoản đó với báo giá được chấp nhận và sửa đổi đơn hàng. Đừng cho rằng một khoản đặt cọc hoặc sắp xếp số dư tiêu chuẩn áp dụng cho mọi dự án.

Yêu cầu mẫu và đơn đặt hàng số lượng lớn có thể có các điều khoản khác nhau. Ghi lại chúng một cách riêng biệt khi có liên quan. Bản thân việc phê duyệt kỹ thuật của vải không cho phép thanh toán, trong khi xác nhận thanh toán không thay thế bằng chứng chấp nhận hoặc kiểm tra cần thiết của mặt hàng.

Kiểm tra hướng dẫn đối với giao dịch được ủy quyền

Nhóm tài chính chịu trách nhiệm của người mua phải đối chiếu hóa đơn, số tham chiếu đơn đặt hàng, số tiền, loại tiền tệ và người thụ hưởng với hồ sơ thương mại được ủy quyền. Xác định bất kỳ sự khác biệt hoặc hướng dẫn thay đổi trước khi thanh toán. Sử dụng thủ tục phê duyệt riêng của người mua.

Đối với ngân hàng hoặc hướng dẫn thanh toán đã thay đổi, hãy xác minh độc lập thay đổi đó bằng kênh liên hệ đáng tin cậy đã thiết lập trước đó. Hướng dẫn về thỏa hiệp qua email kinh doanh của FBI hỗ trợ xác minh những thay đổi đó thay vì chỉ dựa vào thông báo yêu cầu chúng. Đây là một bước xác minh, không phải là sự đảm bảo rằng giao dịch được an toàn.

Minh họa thay đổi chi tiết ngân hàng gần lô hàng

Giả sử có thông báo cho biết chi tiết thanh toán đã thay đổi khẩn cấp. Giữ lại tin nhắn và tạm dừng hướng dẫn đã thay đổi cho quy trình xác minh được ủy quyền của người mua. Xác nhận yêu cầu thông qua tuyến liên hệ đã thiết lập và ghi lại ai đã xác minh yêu cầu đó.

Không sử dụng số điện thoại mới chỉ được cung cấp trong cùng một yêu cầu làm kênh xác minh duy nhất. Ví dụ giả định này liên quan đến rủi ro kiểm soát thanh toán chung; nó không báo cáo sự cố tại Fred Textile hoặc thiết lập chi tiết ngân hàng của một công ty cụ thể.

Giữ bằng chứng thanh toán tách biệt với bằng chứng phát hành

Ghi lại xác nhận thương mại thông qua các bên chịu trách nhiệm và lưu giữ cùng với đơn đặt hàng. Đối chiếu mọi thay đổi về số lượng hoặc cơ sở hóa đơn trước khi ủy quyền. Hồ sơ thanh toán phải đề cập đến giao dịch thực tế thay vì ngân sách phát triển trước đó.

Trước khi giao hàng, hãy xác nhận các điều kiện phát hành kỹ thuật và hậu cần một cách độc lập. Sử dụng hồ sơ bàn giao để xác định các hạng mục đang chờ xử lý và chủ sở hữu. Đối với tranh chấp hoặc nghi ngờ gian lận, hãy liên hệ với ngân hàng chịu trách nhiệm và cơ quan có thẩm quyền thông qua quy trình thông thường của người mua; bảng tính dự án không thể điều tra hoặc đảo ngược việc chuyển giao.