Xác nhận thỏa thuận kiểm tra
Xác định kế hoạch chấp nhận và phạm vi kiểm tra thực tế cho đơn hàng. Bao gồm bản sửa đổi vải hiện tại và tiêu chuẩn được giữ lại. Không được thay thế báo cáo chung bằng bằng chứng cụ thể theo lô hàng theo yêu cầu của thỏa thuận.
Thu thập các hồ sơ liên quan
Thu thập các phép đo, phát hiện trực quan, nhóm màu và báo cáo áp dụng. Liên kết mọi tài liệu với vải và chất liệu thực tế. Ghi lại các tài liệu còn thiếu một cách rõ ràng; mục trong danh sách kiểm tra để trống không phải là bằng chứng cho thấy yêu cầu đã được đáp ứng.
Giải quyết các phát hiện mở
Nêu rõ số lượng hoặc cuộn bị ảnh hưởng, đề xuất khắc phục và người chịu trách nhiệm đưa ra quyết định. Giữ các quyết định giữ hoặc có điều kiện hiển thị. Nếu một hành động làm thay đổi cơ sở vật liệu hoặc đơn đặt hàng, hãy xem xét xem có cần phải có thông số kỹ thuật hoặc phê duyệt sửa đổi hay không.
Trách nhiệm công bố tên
Ghi lại người đánh giá, ngày tháng, phạm vi và quyết định phát hành thực tế. Bảng tính là bản ghi sự chuẩn bị của người mua cho đến khi các bên liên quan hành động dựa trên đó. Sử dụng ủy quyền rõ ràng thay vì cho rằng ngày giao hàng xác nhận phê duyệt.
Bàn giao thông tin lô hàng
Ghi nhận dạng vật liệu đã phát hành, danh sách đóng gói và các hạn chế về bóng râm hoặc cắt vào hồ sơ tiếp nhận. Giữ các điều kiện thương mại và hậu cần được xác định riêng biệt. Bảo quản bằng chứng xuất xưởng để tiếp nhận, cắt và mọi cuộc thảo luận sau này về lô hàng được giao.
Xem lại mức độ sẵn sàng phát hành dưới dạng tập hợp các bản ghi được liên kết
Bắt đầu với mẫu sửa đổi và kiểm soát đơn hàng hiện tại. Kiểm tra thông số kỹ thuật đã hoàn thành, các báo cáo được yêu cầu, phát hiện màu sắc, kiểm tra cuộn và nhận dạng đóng gói. Xác minh rằng mỗi bản ghi đề cập đến vật liệu được đề xuất vận chuyển.
Giữ trách nhiệm thương mại, hậu cần và kỹ thuật rõ ràng. Đánh giá kỹ thuật không xác nhận việc thanh toán hoặc sẵn sàng vận chuyển và lô hàng đã đặt trước không xác nhận sự chấp nhận vật chất. Yêu cầu các bên chịu trách nhiệm xác nhận điều kiện phát hành của riêng họ thay vì sử dụng một trạng thái cho mọi nhiệm vụ.
Tìm những khoảng trống trước khi chúng trở thành vấn đề tiếp nhận
Đối chiếu danh sách cuộn trong quá trình kiểm tra với danh sách cuộn trong quá trình đóng gói. Kiểm tra các cuộn được thay thế, thêm hoặc bỏ qua và mọi hạn chế hoặc nhóm màu được chấp nhận. Xác nhận rằng các tài liệu cần thiết xác định đúng mặt hàng và giao dịch.
Nếu nội dung của báo cáo không rõ ràng, hãy yêu cầu làm rõ thay vì cho rằng tài liệu chưa được liệt kê đã được thông qua. Ghi lại khoản mục còn thiếu, chủ sở hữu và bằng chứng cần thiết. Danh sách thiếu sót tập trung sẽ dễ thực hiện hơn so với yêu cầu chung cho tất cả tài liệu ở giai đoạn vận chuyển cuối cùng.
Minh họa phát hành một phần với tài liệu được giữ lại
Giả sử một số cuộn đáp ứng được đánh giá đã thống nhất trong khi các cuộn khác có kết quả chưa được giải quyết. Nếu thảo luận về việc phát hành một phần, hãy chỉ định chính xác tài liệu nào được chấp nhận và tài liệu nào vẫn được giữ lại. Ghi lại quyết định được ủy quyền và cập nhật các tài liệu đóng gói và thương mại thông qua quy trình thực tế.
Không đính kèm trạng thái đạt cho toàn bộ đơn hàng khi nó chỉ bao gồm một phần. Ví dụ giả định này không quy định biện pháp khắc phục theo hợp đồng; nó giải thích cách duy trì phạm vi của một quyết định phát hành thực tế.
Giữ bằng chứng để tiếp nhận và xem xét trong tương lai
Giữ lại thông số kỹ thuật cuối cùng, phê duyệt, kết quả kiểm tra, xử lý và danh sách đóng gói. Chia sẻ hướng dẫn phân bổ cuộn hoặc bóng có liên quan với đội tiếp nhận và may mặc. Yêu cầu họ ghi lại những khác biệt sắp xảy ra bằng nhận dạng tài liệu và các quan sát hỗ trợ.
Khiếu nại sau đó phải được kết nối với cuộn đã nhận và tài liệu tham khảo được chấp nhận nếu có thể. Bảo quản hồ sơ gốc thay vì viết lại chúng để phù hợp với quan sát mới. Gói phát hành rõ ràng giúp việc điều tra và lệnh lặp lại tiếp theo trở nên đáng tin cậy hơn.
Chuẩn bị quyết định tiếp theo
| đầu vào | Quyết định thực hiện | Ghi lại để lưu giữ |
|---|---|---|
| Thỏa thuận | Kế hoạch chấp nhận đơn đặt hàng cụ thể | Phạm vi kiểm tra |
| Bằng chứng | Báo cáo và liên kết tài liệu | Mục lục tài liệu |
| Mở mục | Những phát hiện và điều kiện | Danh sách xử lý |
| Phát hành | Cơ quan được đặt tên và ngày | Quyết định bằng văn bản |
| Lô hàng | Cuộn, đóng gói và hạn chế | Nhận bàn giao |
Câu hỏi cho giai đoạn này
Liệu việc đặt chuyến hàng có phát hành chất lượng không?
Không. Ghi lại quyết định về chất lượng và các điều kiện chưa được giải quyết tách biệt khỏi việc sắp xếp vận chuyển.
Danh sách kiểm tra có thể tuyên bố phê duyệt nhà máy?
Bảng tính của người mua ghi lại trạng thái chuẩn bị và xem xét. Việc phát hành tại nhà máy hoặc theo hợp đồng cần có sự cho phép được xác định hiện hành.
Những gì nên còn lại sau khi vận chuyển?
Giữ lại thông số kỹ thuật hiện tại, nhận dạng mẫu, hồ sơ kiểm tra và xuất xưởng cũng như danh mục tài liệu và cuộn liên kết với lô hàng.
Sản xuất xong có nghĩa là đã sẵn sàng để vận chuyển?
Việc xuất xưởng thực tế cũng có thể yêu cầu chấp nhận kỹ thuật, điều kiện thương mại, đối chiếu việc đóng gói và xác nhận hậu cần. Mỗi bên chịu trách nhiệm nên xác nhận phạm vi riêng của mình.
Điều gì sẽ xảy ra nếu một cuộn được thay thế sau khi kiểm tra?
Liên kết việc thay thế với đánh giá được yêu cầu và cập nhật bộ cuộn và tài liệu đóng gói được chấp nhận. Không chuyển trạng thái kiểm tra của cuộn gốc mà không có bằng chứng.