Xác định thực thể
Sử dụng thông tin ban đầu của công ty Fred Textile cho các đơn vị sản xuất đã công bố. Xác nhận người bán và nhà sản xuất thực tế trong báo giá và chứng từ giao dịch. Giữ nhà điều hành trang web được xác định riêng biệt.
Xem xét phạm vi quy trình
Hỏi lộ trình nào áp dụng cho kết cấu được đề xuất và bằng chứng nào hỗ trợ nó. Thông tin chung về cơ sở vật chất giải thích bối cảnh sản xuất; nó không thiết lập sự phân bổ hoặc năng lực hiện tại cho một đơn hàng không xác định.
Kiểm soát phiên bản mẫu
Thu thập thông tin tham khảo, màu sắc, mẫu thử hàng may mặc và nhận dạng tiêu chuẩn sản xuất. Ghi lại phạm vi xem xét và sửa đổi hiện tại. Một bức ảnh của một mẫu màu không có nhãn không phải là một hồ sơ phê duyệt đầy đủ.
Thu thập hồ sơ chất lượng hiện hành
Yêu cầu báo cáo, tài liệu liên quan đến mặt hàng, tài liệu, lô hàng thực tế nếu được yêu cầu. Xem lại phương pháp và phạm vi. Chứng chỉ hoặc tài liệu tham khảo báo cáo không tự động bao gồm mọi biến thể sản phẩm.
Tên trách nhiệm thương mại
Giữ các bên ký kết hợp đồng, cơ sở báo giá, chủ sở hữu quyết định và trách nhiệm về tài liệu cùng nhau. Ghi lại bằng chứng còn thiếu dưới dạng một mục mở và thống nhất câu trả lời tiếp theo thay vì đánh dấu nó đã được thông qua.
Làm cho việc so sánh tìm nguồn cung ứng có thể lặp lại được
Sử dụng cùng một bản tóm tắt và sửa đổi cho mỗi câu trả lời. Ghi lại loại vải được đề xuất, tình trạng mẫu, thành phần, độ hoàn thiện của vải, trọng lượng, chiều rộng có thể sử dụng và bằng chứng cần thiết. Yêu cầu nhà cung cấp xác định các giả định và sai lệch.
Giữ lại các loại tiền tệ và đơn vị gốc, sau đó hiển thị riêng mọi phép tính hợp lý. Các mục chưa biết vẫn chưa được biết. Nếu nhóm may mặc chưa đánh giá chiều rộng hoặc mẫu đã thay đổi, hãy gắn cờ việc sử dụng vải là đang chờ xử lý thay vì coi việc chuyển đổi giá là một so sánh hoàn chỉnh.
Hỏi làm rõ làm thay đổi quyết định
Ưu tiên những khoảng trống có thể thay đổi mức độ phù hợp hoặc so sánh thương mại: chiều rộng có thể sử dụng chưa được xác nhận, lớp hoàn thiện khác, mức tối thiểu cho mỗi màu, đánh giá bị loại trừ hoặc điểm bắt đầu lịch trình không rõ ràng. Cung cấp cho mỗi câu hỏi một tài liệu tham khảo đề xuất và câu trả lời cần thiết.
Tránh gửi đi gửi lại toàn bộ RFQ mà không xác định được trường chưa được giải quyết. Giữ lại câu trả lời cùng với yêu cầu ban đầu để đồng nghiệp có thể xem liệu nó có được đáp ứng, sửa đổi hay chấp nhận như một ngoại lệ hay không. Hồ sơ phải hỗ trợ cho một quyết định chứ không chỉ cho thấy một cuộc trò chuyện đã diễn ra.
Khuyến nghị minh họa dựa trên chi phí không đầy đủ
Giả sử một đề xuất có vẻ rẻ hơn trên mỗi mét nhưng loại trừ một mục bắt buộc mà đề xuất khác bao gồm. Luôn hiển thị loại trừ và yêu cầu xác nhận trước khi đưa ra khoản tiết kiệm chi phí. Đừng nhập số 0 vì số tiền không xác định.
Nếu đề xuất sử dụng các loại tiền tệ khác nhau, hãy giữ lại sự khác biệt đó và sử dụng quy trình so sánh đã được người mua thống nhất. Trường hợp giả định này giải thích tại sao một bảng tính có vẻ chính xác vẫn có thể không đầy đủ và tại sao sự không chắc chắn lại nằm trong đề xuất.
Bàn giao cơ sở đã chọn mà không mất đi các lựa chọn thay thế
Ghi lại lý do vải được chọn, bản sửa đổi thông số kỹ thuật được chấp nhận, các mẫu được xem xét và phạm vi thương mại được xác nhận. Giữ các đề xuất thay thế làm lịch sử trong khi xác định bộ đơn hàng hiện tại.
Chuyển điểm mở cho chủ sở hữu chịu trách nhiệm phê duyệt, tài chính hoặc hậu cần. Nếu vải thay đổi sau khi lựa chọn, hãy xem xét cơ sở kỹ thuật và thương mại bị ảnh hưởng. Khuyến nghị tìm nguồn cung ứng hữu ích sẽ giải thích bằng chứng và các quyết định còn lại thay vì ngụ ý rằng đơn giá thấp nhất sẽ giải quyết được toàn bộ dự án.
Chuẩn bị quyết định tiếp theo
| đầu vào | Quyết định thực hiện | Ghi lại để lưu giữ |
|---|---|---|
| Thực thể | Nhà điều hành, người bán và nhà sản xuất | Hồ sơ nhận dạng |
| Quy trình | lộ trình cụ thể cho từng loại vải | Trả lời phạm vi |
| mẫu | Nhận dạng và sửa đổi | Gói phê duyệt |
| Báo cáo | Vật liệu và phương pháp áp dụng | Chỉ số bằng chứng |
| Trách nhiệm | Chủ sở hữu hợp đồng và quyết định | Bàn giao thương mại |
Câu hỏi cho giai đoạn này
Trang công ty đại chúng có thay thế được xác nhận dự án không?
Không. Nó cung cấp bối cảnh. Xác nhận lộ trình thực tế, các bên và điều kiện đặt hàng riêng biệt.
Logo chứng chỉ có thể chứng minh vải được che phủ không?
Xem xét phạm vi hiện tại và bằng chứng giao dịch cho sản phẩm thực tế.
Một tài liệu bị thiếu sẽ được hiển thị như thế nào?
Để nó mở, xác định hồ sơ cần thiết và đặt tên cho quyết định tiếp theo hoặc câu trả lời cần thiết.
Công cụ so sánh có nên tự động xếp hạng các đề xuất không?
Công cụ này giữ lại những khác biệt và những điều chưa biết; người mua có trách nhiệm đánh giá sự phù hợp và phạm vi. Việc xếp hạng giá tự động sẽ che giấu sự khác biệt quan trọng về mặt hàng, chiều rộng, đơn vị tiền tệ và chi phí.
Điều gì làm cho đề xuất tìm nguồn cung ứng có thể được xem xét?
Hiển thị yêu cầu của người mua, so sánh các đề xuất, mẫu hỗ trợ và bằng chứng đặc điểm kỹ thuật, phạm vi thương mại được xác nhận, lý do quyết định và bất kỳ điểm mở nào còn lại.